Hybriditapahtumista tulossa suosittuja
American Express Meetings & Eventsin julkaisema raportti “2021 Global Meetings and Events Forecast” ennustaa, että tämänhetkinen poikkeuksellinen aika synnyttää entistä innovatiivisemman, responsiivisemman ja turvallisemman tapahtuma-alan.
Yritystapahtumien suunnittelijat ovat oppineet ottamaan käyttöön uusia turvallisuustoimenpiteitä ja lisänneet teknologian hyödyntämistä virtuaalisten, kasvokkaisten ja hybridikokousten toteuttamiseksi. Erilaiset nettikonferenssialustat ovat paljastaneet sekä etunsa että puutteensa, kun yritykset pyrkivät torjumaan virtuaaliväsymystä ja sitouttamaan osallistujia.
Tutkimukseen vastanneista 35 % oli sitä mieltä, että virtuaalisten ja hybriditapahtumien toteuttamiseen vaaditaan täydenpalvelun kumppania. Matkustuksen elpyessä alueittain vuonna 2021 hybridikokouksista on tulossa ensimmäinen vaihe kohti henkilökohtaisia kohtaamisia.
Gerardo Tejado, Senior Vice President ja General Manager, American Express Meetings & Events, toteaa: “Tapahtumien ja kokousten arvo globaaleille organisaatioille on selvästi pääteltävissä siitä nopeudesta, millä ne siirtyivät kasvokkaisista tapaamisista virtuaalisille alustoille. Kaikki se innovaatioiden ja intohimon määrä, jolla tapaamisia on haluttu jatkaa ja tekniikkaa hyödyntää, on ollut uskomatonta.”
Raportin viesti on selvä: tapahtumia tarvitaan edelleen. Ihmisillä on selvästi intoa palata takaisin kasvokkaisiin tapaamisiin niin pian kuin se on turvallista, ja hybriditapahtumat toimivat katalysaattoreina.
Vuotta 2021 varten yritystapahtumien suunnittelijoiden tulee sovitella kasvokkaisten tapahtumien tarve yhteen tiukentuvien ja muuttuvien budjettien kanssa. Ennakkovaraaminen epäilyttää monia, sillä lento- ja hotellihinnat kelluvat yhä. Palveluntuottajat pyrkivät torjumaan epävarmuutta tarjoamalla joustavampia muutos- ja peruutusehtoja jopa ilman lisäkustannuksia. Kansainvälisten arvioiden mukaan paikalliset, pienemmät ja yksinkertaisemmat tapahtumat elpyvät muita nopeammin, seuraavina sisäiset tapahtumat.
Tilanne alueittain:
EUROOPPA: Keskitien kulkijat
Vastaajat arvioivat, että kasvokkaiset tapahtumat tulevat muodostamaan noin puolet heidän tapahtumistaan. Hybriditilaisuuksien odotetaan lisääntyvän ja pelkästään virtuaalisten vähenevän vuotta 2021 kohti osana siirtymää kasvokkaisiin tilaisuuksiin.
Huolimatta vähennyksistä ja epävarmuustiloista, suurin osa vastaajista arvioi tapahtumateollisuuden tulevaisuuden keskivahvaksi. Asteikolla yhdestä kymmeneen 12 % vastaajista oli hyvin optimistisia (arvosanat 8-10), 72 % sijoittui keskivaiheille (4-7) ja vain 15 % suhtautui epäilevästi (1-3) tapahtumien tulevaisuuteen.
AASIA JA TYYNENMEREN ALUE: Palautumisvaihe
Loppuvuodesta 2020 jää positiivinen tunnelma, sillä 16 % vastaajista arvioi jo aloittaneensa kasvokkaiset tapahtumat ja lähes puolet (47 %) uskoo aloittavansa ainakin osan tapahtumista vielä loppuvuoden aikana. Yhteensä yli 60 % vastaajista kertoi, että heillä on kasvokkaisia tapahtumia varattuna tai sovittuna vielä vuodelle 2020.
Vastaajat Kiinassa ja Hongkongissa uskovat, että kaiken tyyppiset kokoukset tulevat lisääntymään. Neljä kymmenestä (43 %) yritystapahtumien suunnittelijoista Aasiassa näkee kasvua asiakkaiden ohjausryhmien kokouksien lukumäärässä, ja lähes puolet (49 %) odottaa sisäisten kokousten lisääntyvän vuonna 2021.
POHJOIS-AMERIKKA: Hybridikokoukset suosiossa
Pohjoisamerikkalaiset vastaajat arvioivat, että lähes neljänneksessä (23,6 %) tapahtumista on virtuaalinen elementti mukana vuonna 2021. Kyseessä ovat pienemmät paikalliset tilaisuudet, joissa on alle 25 osallistujaa eikä tarvetta lennoille tai hotellimajoituksille. Arvion mukaan 45 % virtuaalisista tai hybriditapahtumista olisi nettikonferensseja, ja 27 % hyödyntäisi mobiilisovelluksia.
Yhdysvalloissa eniten tullaan järjestämään pieniä ja yksinkertaisia tilaisuuksia ja Kanadassa sisäisiä kokouksia ja koulutuksia. Yleisesti vastaajat arvioivat kaikenlaisten tapahtumien määrän vähenevän, joskin 36 % sanoi, että johtoryhmän ja hallituksien kokousten määrä säilyy samana.
KESKI- JA ETELÄ-AMERIKKA: Optimismia ja mahdollisuuksia
Suurimmalla optimismilla tapahtumien tulevaisuuteen vuonna 2021 suhtautuivat tutkimuksessa haastatellut Keski- ja Etelä-Amerikan edustajat. Yli kolme neljäsosaa (76 %) yritystapahtumien suunnittelijoista kuvaili työtilannettaan tapahtumien ammattilaisena loistavaksi. 41 % odotti organisaationsa tapahtumabudjetin kasvavan ensi vuodelle. Tämäkin oli korkein tulos globaalissa vertailussa.
Metodologia
2021 Forecast perustuu tutkimukseen, johon vastasi yli 560 tapahtuma-ammattilaista, sekä haastatteluihin 16 tapahtuma-alan asiantuntijan kanssa. Tutkimus ja haastattelut toteutettiin elo-syyskuussa 2020. Vastaajat edustavat yrityksiä, yhdistyksiä, ostajia ja palveluntuottajia viidessä eri maanosassa ja 37 maassa. Tulos on tilastollisesti ja globaalisti edustava katsaus tapahtuma-alaan vuonna 2021.
Voit ladata koko “2021 Global Meetings and Events Forecast” -raportin täältä: https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/meetings-forecast/
Lähde: American Express Meetings & Events
Kuva: lokakuussa järjestetystä Helsingin Matkailun hybriditilaisuudesta
Lisää vastaavia artikkeleja
