Kansainvälisen kongressin isännöinti kasvattaa verkostoja ja mainetta

Finland Convention Bureau (FCB) toteutti vuoden 2020 aikana kansainvälisten kongressien järjestäjille kyselyn, jossa selvitettiin kongressijärjestäjien kokemuksia kansainvälisen kongressin isännöinnin hyödyistä ja merkityksestä omalle toimialalle sekä halukkuudesta uuteen kongressi-isännyyteen. Lisäksi kyselyssä kartoitettiin järjestäjien mielipiteitä heidän käyttämistään kongressipalveluista ja järjestelyiden onnistumisesta.

Kyselyyn osallistui 42 kongressinjärjestäjää eri puolilta Suomea. Vastausten perusteella kongressin järjestämisen ja isännöinnin voidaan todeta olevan vaativaa, mutta palkitsevaa. Lähes 90 % vastaajista suosittelisi kongressin hakemista ja järjestämistä Suomessa myös kollegoilleen.

Vastaajat kuvaavat kongressinjärjestämistä hedelmälliseksi ja arvokkaaksi kokemukseksi, joka auttaa luomaan suhteita ja verkostoitumaan. Erityisesti henkilökohtaisen työuran kannalta kongressin järjestämistä pidetään hyödyllisenä kokemuksena. Kongressin isännöinti on “hauskaa ja vapaamuotoisissa tapaamisissa syntyy uusia tutkimusideoita”.

Yleisellä tasolla kongressin järjestämiseen liittyviin tehtäviin oltiin tyytyväisiä:
91 % antoi arvosanaksi erinomainen tai hyvä. Eri osa-alueisiin oltiin pääosin tyytyväisiä; parantamisen varaa on lähinnä markkinoinnissa sekä budjetissa pysymisessä.

Kokemus kongressin järjestämisestä oli pääosin myönteinen, mutta noin kolmanneksen mielestä järjestelyt vaativat hieman enemmän aikaa ja vaivaa kuin alun perin oli ajateltu. Vajaa puolet vastaajista ajatteli, että jotain olisi voinut tehdä toisin. Vastaajat kommentoivat erityisesti tieteellisen ohjelman suunnittelun haasteita sekä tarvetta selkiyttää tehtävänjakoa.

Ammattilaiset mukaan tapahtumajärjestelyihin

Vastaajat suosittelevat tuleville kongressinjärjestäjille ammattilaisten mukaan ottamista: “Olisi kannattanut hyödyntää ammattilaisia markkinoinnista alkaen.” Ulkopuolista kongressinjärjestäjätoimistoa tai DMC-toimistoa käytti vain noin neljäsosa vastaajista (suomalaista PCO:ta käytti 21 % ja DMC:n palveluita 2 %).

Eniten käytetyt palvelut olivat rekisteröinti ja maksuliikenteen hallinta, majoituspalveluiden käytännön järjestelyt, budjetointi, markkinointi ja viestintä, näyttelyn järjestäminen sekä tapahtumahenkilökunnan rekrytointi.

Vastauksissa näkyy jo koronapandemian vaikutus: vastaajien mukaan perinteisen kongressin järjestämisessä käytetyt järjestelmät eivät taivu virtuaalikongressien toteutukseen. Tähänkin vastaajat suosittelevat ulkopuolisten ammattilaisten mukaan ottoa, jotta osallistujakokemus pystytään takaamaan ja tapahtuma voidaan toteuttaa yhdellä teknisellä alustalla.

Vastauksissa korostuu paikallisen Convention Bureaun rooli ja tuki kongressin hakuprosessin ja järjestämisen aikana: paikallisen toimijan palveluita hyödynsi
37 % vastaajista. Tulevissa projekteissa Convention Bureaulta toivottiin apua ja tukea jo haku- ja suunnitteluvaiheessa mm. budjetointiin ja yhteistyökumppanien valintaan.

26 % vastaajista ei ollut tietoinen paikallisen Convention Bureaun palveluista.
FCB:n palveluita käytti vain 5 % kongresseista.

Kongressinjärjestäjien on mahdollista anoa tapahtumalle julkista tukea. Tutkimukseen osallistuneista kongresseista tukea saatiin ja haettiin valtiolta (47 % vastaajista) ja tapahtumakaupungilta (37 %). 72 % kongresseista sai muuta julkista tukea.

Kongressien yhteiskunnallinen vaikuttavuus

Kyselyssä kartoitettiin myös sitä, millaista yhteiskunnallista merkitystä kongresseilla on.

Yli 70 % kongresseista opiskelijat otettiin mukaan kongressin järjestelyihin. Noin puolet vastaajista kertoi, että kongressista oli viestitty tiedotusvälineille. Yksi järjestäjä kertoi tarjonneensa kansanvälisille vieraille mahdollisuuden tutustua sekä paikalliseen suomalaiseen kouluun että ikäihmisten hoitokotiin.

Kongressien luennoista tehdyt tallenteet ovat myös tapa jakaa tietoa tapahtuman jälkeen.

Neljäsosa vastaajista oli sisällyttänyt ohjelmaan ympäristönsuojelutoimenpiteitä; samoin neljäsosa viesti vastuullisista valinnoista osallistujille. Yleisimpiä tapoja huomioida kestävä kehitys olivat painotuotteiden ja jätteen määrän vähentäminen sekä kestävät valinnat tarjoiluissa, kuten kasvis- tai vegaaniruuan tarjoaminen kaikilla aterioilla. Osa oli suositellut osallistujille julkisen liikenteen käyttöä kongressikaupungissa.

Viidesosassa kongresseista ei kuitenkaan ollut huomioitu vastuullisuutta tai yhteiskunnallista vaikuttamista millään tavalla.

“Ehdottomasti hyödyllistä!”

Kongressin järjestäminen on hyödyllistä sekä kongressin isännille että Suomelle. Hyödyt ulottuvat myös omalle tieteenalalle ja Suomen maineelle.

 

 

Vastaajat mainitsevat hyödyiksi mm. omien verkostojen kasvattamisen.

Kongresseissa oleellista on myös ideoiden jakaminen ja tiedonsiirto, lisäksi kongressit avaavat ovia uusille uramahdollisuuksille. Tämä nähdään tärkeänä erityisesti nuorten tutkijoiden kannalta. Kongressit mahdollistavat myös yrityselämän ja tieteen kohtaamisen ja siltojen rakentamisen niiden välille.

Useamman päivän tapahtuma takaa sen, että aikaa on sekä laajalle tieteelliselle ohjelmalle että verkostoitumiselle ja vapaamuotoisemmille kohtaamisille. “Konferenssilla on akateemista merkitystä, mutta myös sosiaalista, sillä monet tutkijat tulevat konferenssiin vuodesta toiseen.” Sen lisäksi että osallistujille tarjotaan unohtumattomia kokemuksia, sitoutunut järjestäjätiimi voi omalla työllään vaikuttaa sekä kongressin että yliopiston maineeseen.

Kaiken takana on tarkka suunnittelu ja joustava toteutus. Kansainvälisen kongressin järjestäminen on valtava projekti. Järjestäjät toteavat kuitenkin, että yhteistyöllä kaikki onnistuu ja osallistujien tyytyväisyys palkitsee myös järjestäjän.

Miten kongressi saadaan suomeen?

Järjestäjät tekevät paljon työtä kongressien saamiseksi Suomeen. Vastauksissa korostui sekä Suomen maine turvallisena ja helposti saavutettavana kohteena että hakemuksen sisältö ja kongressin tieteellinen ohjelma. Tärkeimpänä päätöksentekoon vaikuttavana tekijänä vastaajat korostavat kuitenkin paikallista osaamista ja omassa yliopistossa tehtävää tutkimusta. Oman tieteenalan korkeatasoinen tutkimus, hakijan maine ja hyvät suhteen tiedeyhteisöön vaikuttivat positiivisesti kongressin saamisessa. Aina kongressin saaminen ensimmäisellä kerralla ei onnistu: useaa kongressia oli haettu jopa neljä kertaa, ennen kuin se lopulta saatiin Suomeen.

Diana Toivola, Åbo Akademi: “kongressivieraat arvostavat suomalaisten vieraanvaraisuutta ja yhteistyökykyä”

Solubiologian apulaisprofessori Diana Toivola Åbo Akademin luonnontieteiden ja tekniikan tiedekunnasta järjesti kesäkuussa 2019 Turussa EuroIF2019-kongressin (The 11th European Meeting on Intermediate Filaments and Cost Action Eurocellnet Meeting), johon osallistui 112 kongressivierasta.

Toivola kertoo kongressinjärjestämisen olleen hyvä oppimiskokemus. Järjestelyt tehtiin tiimityönä Åbo Akademin ja Turun yliopiston kollegoiden kanssa. Rahoituksen saaminen ja tieteellisen ohjelman logistinen kokoaminen olivat haastavimpia tehtäviä, joiden suunnittelu kannattaa Toivolan mukaan aloittaa hyvissä ajoin. Apua ja tukea oli kuitenkin hyvin saatavilla, ja yhteistyö Turun kaupungin Kongressiyksikön ja Aboa-kongressipalvelutoimiston kanssa toimi erinomaisesti. Myös kongressin osallistujat olivat erittäin tyytyväisiä järjestelyihin.

Toivola kannustaakin tieteentekijöitä ja tutkijoita järjestämään oman alansa kongresseja Suomessa. Hän toteaa: “Kongressivieraat arvostavat suomalaisten vieraanvaraisuutta ja yhteistyökykyä. Suomeen halutaan tulla, ja Suomea – erityisesti kaunista saaristoa – on ilo esitellä. Opiskelijat kannattaa ottaa mukaan järjestelyihin ja kongresseja kannattaa markkinoida aktiivisesti ja laajasti myös kotimaassa.”

 

Kyselyyn vastasi 42 kongressinjärjestäjää, jotka olivat järjestäneet oman alansa kansainvälisen kongressin Suomessa vuosina 2019-2020. Kongressien kesto oli keskimäärin 2-3 päivää, ja suurimmassa osassa (80 %) osallistujamäärä oli alle 300 henkeä. Kolmasosa kongresseista edusti luonnontieteitä ja matematiikkaa, 14 % yhteiskuntatieteitä ja historiaa sekä 14 % teknologiaa ja arkkitehtuuria. Kongresseista kahdeksaa oli haettu Suomeen jo aiemmin: useaa jopa neljä kertaa ennen kuin kongressi lopulta saatiin Suomeen. Kooste kyselyn tuloksista löytyy täältä.

FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa ja Suomen markkinoinnista kongressien ja yritystapahtumien kohteena. Lisäksi FCB auttaa asiakkaitaan maksutta kaikissa kansainvälisiin kokouksiin liittyvissä asioissa.

 

 

Lähde: FCB
Kuva: Visit Finland

Jaa artikkeli:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Tilaa uutiskirjeemme

Liittymällä Ikkunapaikan postituslistalle, saat uutiskirjeen lehtien ilmestymisen välillä, noin 8 kertaa vuodessa.

Haluatko kirjautua ulos?
X